Open-Air-Schach Verein organisieren: Schachevent im Stadtpark Schritt für Schritt

Wenn die Tage länger werden und die Bänke im Stadtpark wieder besetzt sind, wird es Zeit, das Schach aus dem Vereinsheim zu holen. Ein Open-Air-Schachtag ist eine der besten Möglichkeiten, neue Mitglieder zu gewinnen, Kinder neugierig zu machen und der Stadt zu zeigen, dass euer Verein lebt. Und ehrlich: Es macht den Mitgliedern selbst riesigen Spaß, mal draußen zu spielen.

Damit aus der schönen Idee aber kein verregneter Nachmittag mit zwei zerknitterten Flyern wird, braucht es ein bisschen Vorlauf. Hier kommt der Ablauf, den wir in der Praxis immer wieder sehen.

Genehmigung, Versicherung, Aufsichtspflicht: Die Pflicht zuerst

Der erste Anruf geht ans Ordnungsamt oder ans Grünflächenamt eurer Stadt, je nachdem, wem der Park gehört. Was ihr beantragt, heißt in den meisten Kommunen Sondernutzungserlaubnis. Plant dafür vier bis sechs Wochen Vorlauf ein, in größeren Städten gerne auch acht.

Im Antrag braucht ihr meist: genauer Ort (eine bestimmte Wiese, ein Platz vor dem Pavillon), Datum und Uhrzeit, geplante Teilnehmerzahl, Aufbau (Pavillon, Bierzeltgarnituren, Demobrett, Beschallung ja oder nein), Verantwortlicher mit Telefonnummer. Viele Städte verlangen einen kleinen Lageplan, eine grobe Skizze auf einem Stadtplanausdruck reicht meistens.

Parallel klärt ihr drei Dinge:

• Eure Vereinshaftpflicht. Ein kurzer Anruf bei der ARAG oder eurem Versicherer reicht. Open-Air-Veranstaltungen im öffentlichen Raum sind in der Regel mitversichert, aber lasst euch das schriftlich bestätigen, idealerweise per Mail.
• Aufsichtspflicht bei Kindern. Wenn Kinder ohne Eltern kommen, braucht ihr eine kurze Anmeldung mit Telefonnummer der Eltern und eine Person, die als Aufsicht eingeteilt ist. Beim Jugendwart liegt das ohnehin auf dem Tisch.
• Datenschutz. Wenn ihr Fotos für die Vereinswebsite oder Social Media machen wollt, hängt ein Hinweisschild am Eingang aus (“In diesem Bereich werden Fotos gemacht”) und fragt bei Kinderbildern die Eltern aktiv.

Wer Bierzeltgarnituren ausleiht, geht zur Stadt, zum örtlichen Schützenverein oder zum DRK. Üblich sind Schutzgebühren von 5 bis 15 Euro pro Garnitur. Sprecht das vier Wochen vorher an, an warmen Wochenenden sind die schnell weg.

Material und Programm: Was draußen wirklich funktioniert

Die häufigste Frage im Vorstand vor so einem Event lautet: Was brauchen wir eigentlich? Hier eine ehrliche Liste aus der Vereinspraxis:

• Drei große Outdoor-Sets mit Figurenhöhe ab 30 cm. Eines reicht selten, weil immer mehrere Partien gleichzeitig laufen wollen.
• Ein Demobrett für den Simultan-Bereich oder zum Erklären für Zuschauer.
• Fünf bis sechs normale Turnierbretter mit Figuren, falls ihr ein Schnellschach-Turnier anbietet, plus passende DGT-Uhren.
• Ein Pavillon, mindestens 3 mal 3 Meter, besser 3 mal 6. Sonne ist genauso ein Problem wie Regen, weil die Spieler nach einer Stunde geblendet sind und die Figuren auf dem Brett verschwimmen.
• Verlängerungskabel und ein kleiner Bluetooth-Lautsprecher, wenn ihr eine Eröffnungsdurchsage machen wollt. Strom bekommt ihr meist über das Café im Park oder den Hausmeister der angrenzenden Schule, kurz vorher fragen.
• Ein Flipchart oder eine Tafel für die Turnier-Auslosung, damit alle sehen, wer gegen wen spielt.
• Wasser, Apfelschorle, ein paar Brezeln. Wer drei Stunden draußen spielt, wird durstig.

Das Programm strukturiert ihr am besten in drei Blöcke. Vormittags, etwa von 11 bis 13 Uhr, laufen offene Partien gegen jeden, der vorbeikommt. Kostenfreie Schnupperpartien, niemand muss sich anmelden, niemand muss Mitglied sein. Setzt zwei bis drei Vereinsmitglieder ein, die geduldig sind und Anfängern auch mal zeigen, wie der Springer zieht.

Mittags um 14 Uhr kommt der Höhepunkt: ein Simultan vom Vereinsmeister oder vom besten DWZ-Spieler im Verein. Klassisch eins gegen acht bis zehn. Das zieht Zuschauer, Eltern bleiben stehen, Fotos werden gemacht. Plant 90 Minuten ein.

Ab 16 Uhr ein offenes Schnellschach-Turnier, 5 Runden Schweizer System, 10 Minuten plus 3 Sekunden Inkrement. Anmeldung mit DWZ oder ohne, jeder darf mitspielen, Startgeld 3 bis 5 Euro, Preise sind Buchgutscheine oder eine Vereinsmitgliedschaft für den ersten Platz.

Ein kleiner Trick, der gut funktioniert: Hängt einen Lichess- oder Chess.com-QR-Code aus, hinter dem ein Vereinsmitglied im Park sitzt und Online-Partien gegen Vorbeigehende spielt, die schon zu Hause auf Lichess spielen. Sieht spektakulär aus, weil Leute auf dem Handy gegen den Verein spielen und nebenan die Figuren am großen Brett wandern.

Werbung und was nach dem Event passiert

Drei Wochen vor dem Termin geht eine kurze Mail an die Lokalredaktion eurer Tageszeitung, ans Stadtmagazin und an den städtischen Veranstaltungskalender. Zwei Sätze, Datum, Uhrzeit, Foto vom letzten Jahr oder vom Vereinsabend. Die Stadt nimmt das gerne in den Ferienpass mit auf, wenn das Event in den Schulferien liegt, das erreicht direkt Familien.

Sprecht außerdem die Schul-Schach-AGs in der Umgebung an. Eine kurze Nachricht an die betreuende Lehrkraft mit der Bitte, das im Elternbrief zu erwähnen, kostet zehn Minuten und bringt verlässlich Kinder. Wer eine Kooperation mit einer Grundschule hat, bekommt manchmal sogar den Schulhof als Schlechtwetter-Alternative.

Was am Tag selbst oft schiefgeht: Die Interessenten kommen, sind begeistert, sagen “ich melde mich nächste Woche”, und dann hört man nie wieder etwas. Deshalb gehört auf den Tisch ein Tablet oder ein einfacher Block mit Anmeldeformular: Name, Telefon, Mail, kurzer Vermerk, ob Kind oder Erwachsener, ob Anfänger oder schon DWZ. Eine zentrale Liste, mit der ihr in der Woche danach nachfasst. Ohne diese Liste verpufft die halbe Veranstaltung.

Genau an diesem Punkt setzt schachheim an. Wir bauen Vereinssoftware für Schachvereine, mit der ihr vor Ort am Tablet eine Anmeldung aufnehmt und Interessenten direkt in eine Liste fließen. Ein paar Tage später geht eine kleine Erinnerung raus, mit Termin der nächsten Jugendstunde oder dem Spielabend am Donnerstag. Mitgliedsantrag, DWZ-Verknüpfung, Beitragseinzug, alles im selben Tool. Wir sind noch in der Warteliste-Phase, wer früh dabei sein will, trägt sich unter schachheim.de ein.

Und am Ende, wenn ihr die Bierzeltgarnituren abbaut und das Demobrett wieder im Vereinsheim steht: Macht eine kurze Runde mit allen Helfern, trinkt ein Bier zusammen, schreibt zwei Punkte auf, was nächstes Jahr anders laufen soll. Das ist der Teil, der euren Verein wirklich zusammenhält.